Kar delamo doma delamo tudi v podjetju, pa se tega sploh ne zavedamo in to nam lahko ilustrira že
DRUŽINSKO KOSILO.
Mama vpraša »kaj bi jedli jutri?« To je RAZISKAVA TRGA.
Pogleda v hladilnik kaj imamo na voljo, torej pogleda v SKLADIŠČE.
Nato zapre hladilnik in gre v trgovino, ter nabavi točno tisto kar potrebuje, po tisti kvaliteti, ceni in v tistemu roku trajanja, ki je potreben. To je NABAVA.
Vse stvari zloži na pult in jih pripravi za kuho. To je PRIPRAVA DELA.
Nato sledi proces kuhanja po določeni recepturi. Kuhanje lahko enačimo s PROIZVODNJO in recept s TEHNOLOGIJO.
Hrano da na krožnike, kar lahko enačimo s PRODAJO.
Krožnike malo okrasi kar je MARKETING, in nato čaka na odzive družine/KUPCEV ter čaka na pohvale/PLAČILO ali pa rešuje REKLAMACIJE.
Če bi slednje zapisali bi dobili OSNOVNI FUNKCIONALNI PROCES v družini, ki pa prav tako velja za PODJETJE.
Lahko si predstavljamo za vsak PROCES po eno škatlico in če osnovno škatlico razdelimo na podškatlice dobimo MIKROPROCESE.
Dobro je, da procese v podjetju v globino razdelamo na točno toliko podprocesov kot jih potrebujemo. V praksi se večinoma izkaže za dobro, da se procesi razdelajo na 2 do 3 podnivoje. Vsako podjetje ima procese in dobro je, da se tega zavedamo ter procese zapišemo in s tem vzpostavimo svoj način dela, s čimer omogočimo tudi lažje prilagajanje kasnejši rasti podjetja, ki nas nedvomno stane manj, kot če sistema dela prej ne bi vzpostavili. Proces je last podjetja in je njegov KNOW HOW oz. intelektualna lastnina, zato je posebej pomembno, da ga kot takega tudi obravnavamo.
Prednost tega, da naredimo iz nereda red (kar vzpostavitev procesa delovanja podjetja vsekakor je), je da vemo kaj kdo dela in predvsem zakaj je kdo znotraj procesa odgovoren. Seveda pa zapisan proces sam po sebi ne pomeni prav dosti, če ga ne implementiramo in po potrebi nadgrajujemo v skladu s spremembami, ki se nam vsakodnevno znotraj podjetja dogajajo.
KAKO?
Ko se lotimo popisa procesov se ne vprašajmo kako delamo, temveč kako bi morali delati. Tako lahko proces sočasno zapisujemo in ga tudi optimiramo. Prav je da v ta proces vključimo tiste zaposlene, ki te procese trenutno izvajajo in jih pripravimo do tega, da si upajo povedati, kako bi bilo določene naloge bolje izvajati, kar ni vedno enostavna naloga. Ljudje morajo dojeti, da ni pomembno, čigava ideja o tem kako mora proces teči bo zmagovalna, temveč je pomembno le, kak proces je najbolj optimalen in ko nam to uspe, imamo vse kar potrebujemo, da zapišemo in kasneje uvedemo poslovne procese, ki so smiselni in nam dajejo želene učinke.
Pri procesu je bistveno, da gledamo DOKUMENTACIJSKI TOK in se vprašamo »kaj nam manjka« in »česa imamo preveč« ter nato »sprovociramo« znotraj ekipe optimizacijo procesa z vprašanji tipa: »Ali to res potrebujemo?« »Kako bi lahko brez tega?« in ali »Lahko naredimo to drugače?«. S tem tudi zaposlenim omogočimo t.i. lastništvo nad procesi, saj jih sami aktivno soustvarjajo oziroma optimirajo.
ZAKLJUČEK
»Nimaš se pravice odločati na podlagi občutka, če imaš za odločitev na voljo dejstva. Da pa imamo dostop do dejstev, torej podatkov, moramo imeti uveden informacijski sistem, na podlagi predhodno ustrezno popisanih poslovnih procesov. Ne bojte se procesov, ker procesi niso tisti, ki vam bodo ukinili fleksibilnost ali kreativnost, saj delujejo na podlagi zbiranja informacij, temveč bodo vzpostavili red, prihranili stroške, povečali konkurenčnost in vzpostavili ODGOVORNOST.« je tokratni podjetniški krog zaključil dr. Robert Ličen.
